Privacyreglement YourPayroll 2018

Dit Privacyreglement maakt deel uit van de dienstverlening door YourPayroll, gevestigd te Winschoten.

Artikel 1. Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. YourPayroll: het bedrijf met al haar legitieme medewerkers.
b. Klant: persoon of organisatie die als opdrachtgever fungeert en de werkzaamheden verricht door YourPayroll betaalt.
c. Kandidaat: persoon of organisatie waarvoor de diensten door YourPayroll worden verricht.
d. Klacht: iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalatigheid door (een medewerker van) YourPayroll.
e. Derden: degene(n) die niet in dienst is bij YourPayroll, maar waar op basis van een correcte uitvoering van de werkzaamheden voor de kandidaat en klant over relevante onderwerpen contacten zijn.
f. Directie: degene(n) die (eind) verantwoordelijk zijn binnen YourPayroll voor het gevoerde beleid.
g. Medewerker: eenieder die werkzaamheden verricht voor YourPayroll, ongeacht of hij/zij in dienst is van YourPayroll of wordt ingehuurd.
h. Dossier: map inhoudende aantekeningen van medewerkers van YourPayroll, informatie van de klant, kandidaat en derden.
i. Traject: coachings- en begeleidingsprogramma dat door de klant is ingekocht en wordt aangeboden aan de kandidaat.

Artikel 2: Wet bescherming persoonsgegevens
De door YourPayroll opgeslagen en ontvangen gegevens van klanten, kandidaten en derden, als mede de gegevens opgeslagen door medewerkers worden aangemerkt als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Expliciet worden de door het UWV verstrekte persoonsgegevens aangemerkt als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met in achtneming van hetgeen in deze wet en in de SUWI-wet is bepaald.

Artikel 3: Doelstelling
Een dossier wordt uitsluitend aangelegd opdat de medewerker zijn/haar werk op professionele wijze kan uitvoeren in het kader van de dienstverlening van YourPayroll, waaronder alle werkzaamheden in het kader van het traject.

Artikel 4: Gegevens
a. In het dossier worden geen andere gegevens opgenomen dan die relevant zijn.
b. In het dossier wordt in ieder geval opgenomen:
een schriftelijke/geautomatiseerde weergave van elk formeel contact tussen de klant en/of kandidaat met YourPayroll.
een aanduiding van eventuele persoonlijke omstandigheden van de kandidaat, die aanleiding zou kunnen vormen om consequenties te verbinden aangaande het traject.
c. Eventueel kunnen ondernemingsplannen en uitwerkingen van concepten dan wel informatie aangaande: het opstarten van het eigen bedrijf, deelname aan workshops, scholing en plenaire bijeenkomsten worden opgenomen.
d. De gegevens uit het dossier worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van een cliënt voor wie een traject wordt uitgevoerd.
e. YourPayroll stelt zich verantwoordelijk voor de geheimhoudingsplicht van de medewerkers en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd.

Artikel 5: Herkomst van de gegevens
a. De gegevens in het dossier zijn afkomstig van de medewerker, klant, kandidaat of derden. Voorts dient het dossier eventuele correspondentie van de klant, kandidaat en derden te bevatten.
b. De kandidaat kan worden gevraagd om een “machtiging overdracht gegevens” in te vullen waarmee de kandidaat YourPayroll machtigt om de gegevens voor in artikel 2 benoemde zaken te gebruiken.

Artikel 6: Toegang tot het dossier en rechten
a. De volgende personen/organen zijn bevoegd het dossier te raadplegen:
de directie;
de medewerker;
de kandidaat zelf. De kandidaat kan een afspraak maken om het dossier in te zien. Hiertoe dient hij/zij een afspraak te maken met zijn/haar adviseur.
b. De kandidaat dient te allen tijde bekend te zijn met hetgeen aan zijn/haar dossier wordt toegevoegd. Desgewenst kan hij/zij een eigen verklaring in het dossier laten opnemen.
c. De kandidaat heeft het recht op dataportabiliteit, vergetelheid, inzage, rectificatie en aavulling, beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken.

Artikel 7: Opheffing dossier
Na afloop van het traject, wordt het dossier in principe gedurende 3 jaar bewaard. Daarna wordt het dossier vernietigd.

Artikel 8: Verstrekking aan derden
YourPayroll zal alle overgedragen informatie van kandidaten, klanten en derden ten behoeve van de uitvoering van trajecten en opdrachten geheimhouden en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt. Er worden geen gegevens uit het dossier aan derden verstrekt dan met instemming van de kandidaat of voor zover de wet dit vereist.

Artikel 9: Vaststelling reglement en inzage
a. Dit reglement, alsmede wijzigingen ervan, treden in werking na vaststelling door de directie.
b. Dit reglement ligt ter inzage op de vestiging van YourPayroll.
c. YourPayroll houdt zich aan de bepalingen in dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet persoonsgegevens, blijft gelden.